Comment maîtriser son budget logement en entreprise ?
La pandémie a provoqué une transformation majeure dans notre rapport au travail, avec une adoption massive du télétravail et une exode de la population active vers les régions. Cette nouvelle réalité soulève de nombreux défis pour les entreprises, notamment autour du Future of Work. Renforcer sa marque employeur afin d’attirer les talents et fidéliser ses collaborateurs est un casse-tête pour les départements RH et People. On notera également les difficultés que les entreprises rencontrent dans la gestion du budget logement pour les salariés qui alternent entre le travail à domicile et le retour au bureau. La volatilité des prix immobiliers a exacerbé cette problématique, rendant difficile la planification des dépenses pour les entreprises. À travers cet article, nous vous proposons d’explorer quatre difficultés majeures liées à cette situation. On abordera aussi des solutions pour vous aider à répondre à ces problématiques.
1. Fluctuation des prix des logements :
La volatilité des prix est un défi majeur pour les entreprises qui cherchent à maintenir un budget logement stable pour leurs salariés en déplacement professionnel. Les fluctuations du marché peuvent entraîner des augmentations soudaines des loyers, ce qui affecte directement les coûts supportés par l'entreprise. Nombreux sont les acteurs du marché du transport et du tourisme qui pratiquent le yield management. Ils répercutent ainsi les variations de la demande sur les prix d’où les fameux pics que vous allez subir lors de périodes récurrentes comme la période estivale, mais aussi autour d'événements majeurs. On pense notamment aux Jeux Olympiques où un augmentation des prix du logement de l’ordre de 200% est à prévoir à Paris selon AirBnB.
Pour faire face à ce problème, les entreprises peuvent envisager les solutions suivantes :
Établir des partenariats avec des agences immobilières
En travaillant en étroite collaboration avec des agences immobilières, les entreprises peuvent négocier des tarifs préférentiels pour les logements de leurs salariés. Ces partenariats permettent d'obtenir des contrats à long terme avec des tarifs stables, réduisant ainsi l'impact des fluctuations du marché. Un inconvénient reste tout de même de taille : la localisation des biens. Ces logements deviennent très chers lorsqu’ils sont dans Paris intramuros et on retrouve les prix du marché pour ceux qui se situent généralement hors des zones d’activités économiques. Cela revient à passer à nouveau un certain temps dans les transports en commun hors c’est un des éléments principaux que les salariés ont tendance à éviter, voir on fuit en étant installé en région.
Mettre en place des politiques de remboursement des frais de logement
Les entreprises peuvent envisager de rembourser partiellement ou intégralement les frais de logement de leurs salariés en télétravail. Cela permet de prévoir un budget fixe pour l'entreprise, tout en offrant une certaine flexibilité aux salariés pour trouver un logement. Néanmoins et une fois encore, il faudra faire attention à l’actualité d’une ville qui voit souvent sa demande exploser en fonction de la périodicité : vacances, événements sportifs (Jeux Olympiques, Coupe du monde de Rugby, …).
À retenir :
On observe donc une émergence des logements d’entreprises où les salariés peuvent se loger en fonction de leurs impératifs. Néanmoins peu d’entreprises peuvent se permettre d’avoir un logement dédié et la gestion de celui-ci est complexe. Heureusement, il existe des solutions que nous aborderons dans cet article.
2. Gestion des contrats de location :
La gestion des contrats de location pour les salariés en télétravail représente également un défi pour les entreprises. Les contrats de location à court terme sont souvent plus coûteux, tandis que les contrats à long terme peuvent poser des problèmes en cas de changement de situation des salariés. Concrètement, on perd la flexibilité tant recherchée par les entreprises avec cette dernière option.
Pour atténuer ce problème, les entreprises peuvent envisager les actions suivantes :
Négocier des contrats de location flexibles
En discutant avec les propriétaires ou les agences immobilières, les entreprises peuvent rechercher des contrats de location flexibles, qui permettent des ajustements en fonction des besoins des salariés. Cela permet d'éviter les coûts élevés des contrats à court terme tout en offrant une certaine souplesse aux salariés. Il faudra néanmoins trouver le bon partenaire et rentrer dans des négociations pas toujours faciles.
Proposer des options de logement fournies par l'entreprise
Certaines entreprises choisissent d'investir dans des logements temporaires ou des résidences d'entreprise pour leurs salariés en télétravail. Cela leur permet d'avoir un contrôle plus direct sur les coûts et de garantir des conditions de logement adaptées aux besoins de leurs salariés. Sans trop rentrer dans les détails, vous imaginez bien les coûts ainsi que la charge de travail que cela représente même si cela peut-être un investissement sur le long terme.
À retenir :
Que ce soit sur le court terme (location flexible) ou sur une durée longue (investissement d’entreprise), la charge de travail est immense. Il est difficilement envisageable qu’une personne travaille à plein temps sur la gestion de contrats ou bien sur la gestion de la propriété, de ses vas-et-vient ainsi que des aléas liés au logement. On préfère donc opter pour une solution qui permet de centraliser la gestion de ses collaborateurs au sein d’une même plateforme : un seul contrat, une seule interface et une gestion optimisée.
3. Gestion efficace des budgets :
La gestion efficace des budgets est essentielle pour les entreprises qui souhaitent maîtriser leurs dépenses liées au logement des salariés en télétravail. Et pourtant, les approches traditionnelles de gestion budgétaire ne peuvent pas être adaptées à cette nouvelle réalité.
Les entreprises peuvent envisager les mesures suivantes :
Utiliser des outils de suivi des dépenses
Les sociétés peuvent adopter des outils de suivi des dépenses qui permettent une visibilité en temps réel sur les dépenses liées au logement des salariés en télétravail. Cela facilite la surveillance et le contrôle des coûts, permettant ainsi une gestion plus efficace des budgets.
Promouvoir la transparence et la responsabilisation
Il est important d'encourager les salariés à adopter une approche responsable dans leurs dépenses de logement. Les entreprises peuvent fournir des lignes directrices claires sur les dépenses admissibles et sensibiliser les salariés à l'importance de respecter le budget alloué.
À retenir :
Nous vous encourageons à définir des règles du jeu claires et de les communiquer à vos salariés. Plus qu’une politique interne, c’est un réel élément de culture d’entreprise.
4. Instaurer une forte culture d’entreprise:
La gestion du budget logement des salariés en télétravail peut également poser des défis en matière de création d'une culture d'entreprise solide et pour renforcer sa marque employeur. Ce n’est pas nouveau, les entreprises font face à des difficultés pour attirer des candidats qualifiés et retenir leurs collaborateurs.
Voici quelques points à considérer pour surmonter ces obstacles :
Investir dans des espaces de travail collaboratifs
Même si le télétravail est devenu une réalité, il est important de créer des espaces de travail collaboratifs où les salariés peuvent se retrouver régulièrement. Les entreprises peuvent investir dans des espaces de coworking ou organiser des journées de travail en présentiel pour renforcer les liens entre les collaborateurs et favoriser le sentiment d'appartenance à une communauté.
Offrir des avantages liés au logement
Les entreprises peuvent intégrer des avantages liés au logement dans leur package de rémunération global. Cela peut inclure des subventions pour le loyer ou l'accompagnement des salariés dans la recherche de logements abordables. Ces avantages aident à attirer des candidats de qualité et à renforcer la proposition de valeur de l'entreprise en tant qu'employeur attractif. Attention néanmoins, ces avantages entrent dans un cadre légal très précis, celui des avantages en nature.
À retenir :
Vous pouvez également contourner les contraintes liées à l’avantage en nature en proposant l’abonnement logement à vos salariés. Cet abonnement rentre dans vos dépenses liés aux déplacements professionnels et n’est donc pas soumis aux différentes réglementations mises en vigueur. Il vous permet donc de proposer un réel avantage différenciant à vos salariés et qui répondent à leurs besoins, mais aussi aux vôtres.
En conclusion :
La volatilité des prix immobiliers constitue un défi majeur pour les entreprises cherchant à maîtriser leur budget logement pour les salariés en télétravail. Cependant, en adoptant des stratégies telles que l'établissement de partenariats avec des agences immobilières, la négociation de contrats de location flexibles et l'utilisation d'outils de suivi des dépenses, les entreprises peuvent mieux gérer cette problématique. Une gestion efficace du budget logement contribuera à garantir le bien-être des salariés en télétravail tout en préservant la stabilité financière des entreprises.